Procedura zamawiania usług, towarów i robót budowlanych

czwartek, 13 lutego 2025 14:52 |

Wpisany przez Łukasz Jasiński

Procedura zamawiania usług, towarów i robót budowlanych o wartości netto poniżej 130 000 złotych w Polskim Związku Brydża Sportowego z siedzibą w Warszawie

§ 1

Procedura udzielania zamówień publicznych o wartości netto poniżej 130 000 zł stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa w ciągu roku budżetowego, ustalona z należytą starannością, w ramach danego zamówienia nie przekracza wartości netto 130 000 zł (słownie: sto trzydzieści tysięcy złotych).
Procedura jest dokumentem mającym zastosowanie do zamówień publicznych udzielanych na usługi, dostawy lub roboty budowlane obowiązującym w Polskim Związku Brydża Sportowego w Warszawie.
Ilekroć jest mowa w postanowieniach Procedury o:
1. „Procedurze” – należy przez to rozumieć niniejsza Procedurę udzielania zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł.
2. „Ustawie” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych zwana w dalszej treści ustawą PZP.
3. „Zamówieniu” – należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, którego przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.
4. „Zamawiającym” – należy przez to rozumieć Polski Związek Brydża Sportowego z siedzibą w Warszawie (00 – 019) ul. Złota 7/3 - PZBS.
5. „Wykonawcy” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia.

§ 2

Podstawą udzielania zamówienia u Zamawiającego jest sporządzony szacunkowy plan zamówień publicznych na dany rok.
Zamówienia nieplanowane udziela się w sytuacji wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie tworzenia planu zamówień publicznych.
Zamówień publicznych objętych niniejszą procedurą udziela się z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, przejrzystości i równego traktowania wykonawców oraz zgodnie z zasadą legalności, celowości, gospodarności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
Zamówienia nieplanowane, których konieczność udzielenia pojawi się już po udzieleniu zamówień tego samego rodzaju w trakcie roku, na który sporządzony został plan zamówień publicznych, będą stanowiły zamówienia odrębne, których wartość ustala się w odniesieniu do ich zakresu.
Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „Prawem zamówień publicznych”.
Obowiązkiem pracownika ds. zamówień publicznych jest bezstronne, dokonane z należytą starannością zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz zapisami Procedury.
Do udzielania zamówień publicznych objętych niniejszą Procedurą stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.
Postanowienia niniejszej Procedury nie stosuje się w przypadku udzielania zamówień publicznych współfinansowanych przez Unię Europejską, dotacji państwowych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł jeżeli wytyczne programu samodzielnie regulują zasady jego udzielenia.

§ 3

Zamówienia o wartości netto poniżej 130 000 zł realizowane w Polskim Związku Brydża Sportowego z siedzibą w Warszawie udzielane są na podstawie procedur określonych w niniejszej Procedurze, przy czym zamówienia o wartości szacunkowej netto:
1. niższej lub równej 80 000,00 zł – realizowane będą bezpośrednio bez stosowania procedury wynikającej z § 5 Procedury, przy czym każde zamówienie musi być poprzedzone wnioskiem o którym mowa w § 8 ust. 1, a dowodem udzielonego zamówienia będzie wystawiona przez wykonawcę faktura lub zawarta umowa. Wydatki dokonywane w ramach zatwierdzonego wniosku nie mogą przekroczyć wskazanych w nim wartości brutto;
2. powyżej 80 000,00 zł lecz poniżej 130 000,00 zł – dokonuje się w drodze publicznego zapytania ofertowego poprzez stronę internetową Zamawiającego lub poprzez rozesłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców i otrzymanie co najmniej jednej ważnej oferty.
3. Zamawiający może dokonać zakupu interwencyjnego bez przeprowadzania procedury, jeżeli kwota zamówienia nie przekroczy 3.000 zł netto w miesiącu.

§ 4

Do ustalenia wartości zamówienia stosuje się przepisy art. 28-36 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Szacunkową wartość zamówienia ustala się w szczególności przy zastosowaniu jednej z następujących metod:
1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,
2. odpowiedzi cenowe wykonawców,
3. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
4. rozmów telefonicznych lub bezpośrednich rozmów z potencjalnymi wykonawcami, z których zostały sporządzone notatki wskazujące podmiot oraz osobę z która przeprowadzono rozmowę oraz jej datę,
5. analizy wydatków z poprzedniego roku budżetowego lub udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy, załączając kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia),
6. w odniesieniu do cen dostawy/usługi w poprzednim zamówieniu z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, kosztorysu inwestorskiego dla robót budowlanych.
Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:
1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,
2. odpowiedzi cenowe wykonawców,
3. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
4. kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia,
5. kosztorys inwestorski
Wnioskujący zobowiązany jest załączyć do wniosku:
1. dla robót budowlanych - kosztorys inwestorski,
2. dla dostaw i usług - informację lub dokument/notatkę, określający co najmniej sposób obliczenia wartości zamówienia wraz z podaniem wszystkich elementów składających się na tę wartość, sporządzony przez osobę ustalającą wartość zamówienia.
Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia (netto) dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, przed wszczęciem postępowania, należy dokonać zmiany wartości zamówienia.

§ 5

Zamówienia publiczne o wartości z przedziału powyżej 80 000,00 zł, lecz poniżej 130 000,00 zł

Zamówienia publicznego o wartości powyżej 80 000,00 zł, lecz poniżej 130 000,00 zł netto udziela się w drodze:
1. zapytania ofertowego albo
2. publicznego zapytania ofertowego.
Wyboru procedury o których mowa w ust. 1 dokonuje Zamawiający w porozumieniu z pracownikiem ds. zamówień publicznych.
Zapytanie ofertowe to tryb udzielenia zamówienia, który polega na skierowaniu zaproszenia w formie elektronicznej do co najmniej trzech wykonawców, w celu wyboru najkorzystniejszej oferty.
W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zastosowaniem procedury publicznego zapytania ofertowego i umieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej Zamawiającego.
Kryterium wyboru oferty w trybie zapytania ofertowego poza ceną mogą być inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości wykonawcy.
Podstawę wszczęcia procedury w trybie zapytania ofertowego stanowi zapotrzebowanie i wniosek który sporządza pracownik Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do wykonawców w formie pisemnej lub elektronicznej. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
Wraz z zapytaniem ofertowym zamawiający przesyła wykonawcom opis przedmiotu zamówienia, projekt umowy jeżeli występuję oraz formularz oferty. Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 3 do Procedury.
Najkorzystniejszą ofertę wybiera się spośród ofert nadesłanych przez wykonawców, którym przekazano dokumenty określone w ust. 7.
Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę lub którego oferta uzyskała najkorzystniejszy bilans punktowy w zakresie przyjętych do oceny poza cenowych kryteriów oceny ofert.
Jeżeli wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy lub realizacji zamówienia najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana spośród ofert pozostałych, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
Z zapytania ofertowego sporządza się protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Procedury.
O wynikach przeprowadzonej procedury informuje się wykonawców, którzy złożyli ofertę o udzielenie zamówienia, wzór informacji stanowi załącznik nr 5.
W przypadku gdy nie wpłynie żadna oferta, postępowanie powtarza się w procedurze określonej w §5, a w przypadku opisanym w ust. 4 powyżej, zamówienia można udzielić dowolnie wybranemu wykonawcy z zastrzeżeniem, że jego wynagrodzenie nie może być większe niż wartość szacunkowa zamówienia.
Publiczne zapytanie ofertowe polega na opublikowaniu na stronie internetowej Zamawiającego wraz z zaproszeniem do składania ofert.

§ 6

Do udzielenia zamówień na podstawie procedury wskazanej w §5 można przewidzieć dodatkowy etap negocjacji z wykonawcami którzy złożyli oferty. Negocjacje prowadzi się w celu ulepszenia treści oferty.
Negocjacje można przeprowadzić, o ile zostały przewidziane w treści zapytania ofertowego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Procedury.
Negocjacje treści oferty nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia.
Po zakończeniu negocjacji, wykonawców biorących udział w negocjacjach zaprasza się do złożenia ofert ostatecznych tym samym trybem, co ofertę będącą przedmiotem negocjacji i dokonuje się wyboru wykonawcy zamówienia.
Jeżeli wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana spośród ofert pozostałych, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

§ 7

Postępowanie o zamówienie publiczne zostanie unieważnione, jeżeli:
1. nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków postępowania;
2. cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
3. wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa.
Informacja o unieważnieniu postępowania, o którym mowa w § 7 Procedury zostanie przekazana wykonawcom, do których skierowano zapytanie ofertowe, a w przypadku zamówień opublikowanych na stronie Zamawiającego, informacja zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego.
Niezależnie od ust. 1 powyżej, Zamawiającemu przysługuje prawo unieważnienia postepowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

§ 8

Każdorazowe udzielenie zamówienia publicznego bez względu na jego wartość musi być poprzedzone przygotowaniem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury.
Wniosek o którym mowa w §8 ust. 1, §5 ust. 6 Procedury podlega zatwierdzeniu przez:
1. głównego księgowego lub osobę upoważnioną, w zakresie potwierdzenia posiadania i zabezpieczenia środków finansowych przeznaczonych na przedmiotowe zamówienie,
2. Dyrektora Biura Polskiego Związku Brydża Sportowego.

§ 9

Wyłączone z obowiązku stosowania Procedury w zakresie procedur wskazanych w §5 są zamówienia publiczne dotyczące:
1. usług promocyjno-reklamowych,
2. zakupu książek,
3. zakupu prasy i wydawnictw prasowych,
4. usług hotelarskich,
5. usług bankowych,
6. zawierania umów zleceń i umów o dzieło z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej, prowadzących działalność gospodarczą o wartości do 80 000 zł netto,
7. usług obsługi prawnej oraz księgowej
8. indywidualnych szkoleń otwartych dla pracowników,
9. ubezpieczenia,
10. usług medycyny pracy,
11. wynajmu sali,
12. przedłużenia subskrypcji i licencji oprogramowania komputerowego,
13. awarii i innych wyjątkowych sytuacji, których zamawiający nie mógł przewidzieć, a które wymagają natychmiastowego działania w celu zapobieżenia lub ograniczenia szkody, która może wystąpić w przypadku niepodjęcia takiego działania,
14. dostaw, usług lub robót budowlanych, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę. W takim przypadku należy sporządzić stosowne pisemne uzasadnienie wyboru wykonawcy, zatwierdzone przez kierownika zamawiającego,
15. zakupu usług lub dostaw niezbędnych do przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.

§ 10

Umowę w formie pisemnej należy sporządzić w przypadku gdy:
1. zawarcie umowy w formie pisemnej wymagane jest na podstawie odrębnych przepisów;
2. wykonawca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
3. wartość umowy jest większa niż 80 000,00 zł netto;
4. należy szczegółowo sprecyzować warunki i termin realizacji zamówienia oraz inne istotne dla elementy, bez względu na wartość umowy, w szczególności ze względu na:
  1. złożony (skomplikowany) przedmiot zamówienia,
  2. etapowanie realizacji zamówienia,
  3. wydłużenie terminu płatności wynagrodzenia,
  4. przeniesienie praw autorskich,
  5. waloryzację wynagrodzenia,
  6. ustalenie kar umownych.
Przy wartości zamówienia równej lub niższej niż 80 000 zł netto, w celu zabezpieczenia prawidłowej realizacji zamówienia oraz biorąc pod uwagę jego specyfikę, może zawrzeć umowę z wykonawcą lub sporządzić pisemne zlecenie na realizację zamówienia. Do zawierania tego typu umów stosuje się odpowiednio przepisy Procedury.
Umowy powinny zawierać w szczególności wszystkie elementy wymagane obwiązującą Instrukcją obiegu, kontroli i przechowywania dokumentów finansowo-księgowych oraz pozostałe elementy niezbędne do ich prawidłowej realizacji, tj.:
1. wskazanie stron umowy i datę jej zawarcia,
2. przedmiot umowy,
3. wysokość wynagrodzenia lub ceny należnej wykonawcy, ze wskazaniem wartości brutto oraz podstaw jej obliczenia, w przypadku wartości obliczanej w oparciu o wartości jednostkowe,
4. określenie terminu realizacji umowy, w tym ewentualnie - w zależności od charakteru umowy - terminów na zgłoszenie przez zamawiającego uwag do wykonania umowy i uwzględnienie tych uwag przez wykonawcę,
5. określenie zasad wystawienia faktur przez wykonawcę,
6. określenie terminu i sposobu zapłaty wynagrodzenia lub ceny,
7. ewentualnie inne postanowienia zabezpieczające interesy zamawiającego w zależności od rodzaju, celu i właściwości danego zamówienia.
Umowy przed ich zawarciem podlegają zatwierdzeniu przez Zarząd PZBS.

§ 11

Procedura wraz z załącznikami wchodzi w życie z dniem 12.01.2025 r.

Załączniki stanowiące integralną część Procedury: