Protokół z kontroli Komisji rewizyjnej

Protokół z kontroli przeprowadzonej w dniach  28.05-29.05.2024  przez Komisję Rewizyjną  w składzie:

1. Jarosław Molenda :  Przewodniczący KR
2. Józef Sławenta
3. Mirosława Stachura

w zakresie : Całokształtu działalności PZBS w 2023 roku

W kontroli uczestniczyli:

1. Beata Madej – Dyrektor Biura PZBS

Analiza dokumentacji finansowej i dokumentów źródłowych

Komisja zapoznała się z dokumentacją księgową obejmującą:

a)    Wydruki zestawienia obrotów i sald za okres  2023  r.

b)    Dokumenty źródłowe

Sprawy sporne i sądowe

W ostatnim roku PZBS był stroną w toczących się postępowaniach dotyczących:

1.    Zakończyła się sprawa dotycząca roszczenia z tytułu wypłaty  wynagrodzenia z tytułu delegacji sędziowskiej poprzez zwarcie ugody sądowej, na podstawie której PZBS wypłacił kwotę netto roszczenia bez odsetek i kosztów zastępstwa procesowego, które strony poniosły każda za siebie. Ugoda zatwierdzona przez Prezydium.

2.    Zniesławienia

Obsługa prawna

Wysokie koszty obsługi prawnej w istotny sposób wynikają z procesów sądowych.

Koszty obsługi kancelarii rozliczane w sprawach sądowych stawką godzinową powodują, że już na etapie początkowym spraw przewyższają one kwoty będące przedmiotem sporu.

Zalecenia:

1. Podjęcie próby renegocjacji umowy w sprawach sądowych aby wynagrodzenie było ustalane ryczałtowo za sprawę lub znalezienie innej kancelarii adwokackiej lub adwokata  do reprezentowania przed sądami
2. Rozważenie opcji załatwiania spraw spornych ugodowo bez długotrwałych postępowań sądowych, które generują ogromne koszty dla PZBS

Zobowiązania powyżej 0,4% przychodów

Zgodnie ze statutem  (paragraf 41) wszystkie zaciągane zobowiązania (nie planowane) wymagają uchwały Prezydium PZBS

W wyniku wyrywkowej analizy faktur stanowiących zobowiązanie powyżej progu stwierdzono, że wszystkie skontrolowane faktury były zatwierdzane przez Prezydium

Lokal na Polinezyjskiej

Dokonano szczegółowej analizy przychodów i kosztów lokalu przy Polinezyjskiej.

Należy również uwzględnić fakt, że PZBS organizuje na Polinezyjskiej swoje imprezy i nie ponosi z tego tytułu kosztów, które byłby zobowiązany ponieść. W 2023 r. w lokalu zorganizowano 13 imprez, na które nie poniesiono kosztów wynajmu sal. Były to

Zalecenia:

1. Dokonanie korekty cen w związku ze wzrostem kosztów najmu oraz inflacją
2. Intensyfikacja działań w celu pozyskania większej liczby najemców

Wynagrodzenia członków zarządu

W 2023 roku nie były wypłacone żadne wynagrodzenia dla członków Zarządu, tym samym rygorystycznie przestrzegane jest stanowisko KR i Zarządu z listopada 2020 r.

Delegacje

W czasie kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie dokumentacji wyjazdów służbowych. W kontrolowanych wyrywkowo dokumentach stosowana jest jednolita stawka a dokumenty posiadają wszystkie niezbędne dane i podpisy osób zatwierdzających do wypłaty.

Umowy zlecenia

W przeprowadzonej wyrywkowo kontroli umów zleceń zawarto ilość godzin np. kursów, co pozwala na określenie stawki godzinowej. W umowie z Dyrektor Biura czy Rzecznikiem  znajdują się arkusze godzinowe pozwalające na określenie wymogu minimalnej stawki godzinowej.

Umowy o dotację i sponsoring

Stan członkowski

Pozytywnie należy ocenić systematyczną odbudowę stanu członkowskiego, we wszystkich kategoriach wiekowych.

Posiedzenia zarządu

W 2023 r. odbyło się 9 posiedzeń zarządu z czego 7 „internetowo”.

Zarząd podejmował też uchwały w trybie zdalnym między posiedzeniami.

Komunikaty z posiedzeń zarządu były publikowane na stronie PZBS zgodnie z regulaminem w terminie do 10 dni.

Sprawy młodzieżowe

Kolejny rok , w którym Zarząd nie potrafił uporządkować spraw w środowisku młodzieżowym. Przyjęcie w 2023 r. nowego Regulaminu EOOM spowodowało wiele niezadowolenia wśród działaczy młodzieżowego brydża. Proste kryteria „Z każdej strefy bezpośredni awans może uzyskać 9 par chłopców oraz 6 par dziewcząt”, które obowiązywały jeszcze w 2022 r., zostały zastąpione niezwykle skompilowanym systemem, w którym tzw. kryterium jakości preferowało udział w finale par ze stref, które w ubiegłych 2-3 latach uzyskały odpowiednio wysokie wyniki. Nowy Regulamin na 2024 roku został nieco zmieniany ale zasady podziału miejsc w finale pozostały niezmienione. Doprowadziło to do przedziwnej sytuacji, gdzie w strefie SE startowało w eliminacjach 13 par chłopców i 13 par awansowało do finału (przy czym 13. para uzyskała zaledwie 33, 6 proc.), a w strefie CW startowały 22 pary, ale do finału mogło awansować tylko 7 par, tymczasem do finału nie weszło aż 5 par z wynikiem powyżej 50 proc.

Regulaminy z 2023 r i z 2024 r mogłyby spełniać swoją role w turniejach par open, gdzie grają często ci sami zaawansowani zawodnicy, gdyż „kryterium jakości” dotyczyłby tej samej grupy zawodników. W przypadku młodzieży w wieku 16-18 przygoda z brydżem jest często sporadycznym wydarzeniem. Wielu graczy uczestniczy w Olimpiadzie tylko jeden raz, a trzykrotny udział w finale jest bardzo rzadki. Organizatorom zawodów brydżowych dla młodzieży wydaje się, że brydż jest dla nich najważniejszą rzeczą w ich życiu.

Tymczasem prawda jest zgoła inna. Dla wielu jest to jednorazowa przygoda, która wraz z ukończeniem szkoły średniej się kończy. Dla przykładu spośród 144 finalistek dziewcząt z lat 2014-2016 grają obecnie tylko 3 osoby.

Komisja Rewizyjna sugeruje   powrót do zasad kwalifikacji do finału OOM wyłącznie wg kryterium sportowego i rezygnację z kryterium historycznego, które w środowisku młodzieżowym jest krzywdzące dla aktualnych zawodników w danej grupie wiekowej.

Komisja Rewizyjna zaleca szczegółowe zbadanie sprawy turnieju eliminacyjne w strefie SE, gdyż jeżeli potwierdzi się fakt ograniczenia ilości startujących zawodników przez trenerów i instruktorów to jest to wykroczenie dyscyplinarne i powinno być ocenione przez Komisję Dyscyplinarną.

Terminarz imprez młodzieżowych

Kalendarz zawodów młodzieżowych ogólnopolskich powinien być zawsze opracowany na okres od 1 września do 31 czerwca następnego roku. Powinien on uwzględniać daty zakończenia roku szkolnego dla różnych grup uczniów, terminy matur itp.. Np. Mistrzostwa Polski Młodzieży Szkolnej w tym roku kończą się 21 czerwca – w dniu zakończenia roku szkolnego dla klas VIII. Jeśli ktoś myśli, że młody brydżysta, który w tym dniu otrzymuje świadectwo ukończenia szkoły z wyróżnieniem, weźmie udział w zawodach brydżowych, to jest w ogromnym błędzie.

Podobnie jest z zawodami organizowanymi we wrześniu. W ubiegłym roku Mistrzostwa Młodzieży Szkolnej odbywały się w Warszawie, co było znakomitym posunięciem, ale termin 10-13 września był dla wielu szkół nie do przeskoczenia. Organizatorzy zawodów szklonych powinni wiedzieć, że aby uczniowie mogli pojechać na zwody, to muszą dostarczyć pisemne zgody na wyjazd. Dopiero wówczas opiekun może wystąpić do dyrekcji szkoły o zwolnienie uczniów. O ile w wielu szkołach robi się to prawie od ręki, to są jednak szkoły w których potrzebny jest okres 2 tygodni. (po prostu nie jeździ się na wycieczki od razu po zgłoszeniu). Z tego wynika, że potrzebny okres na przygotowanie wyjazdu to co najmniej 3 tygodnie.

Warszawa 29.05.2024

Protokół zatwierdzony w głosowaniu przez Komisję Rewizyjną

Głosowało 3 członków KR

Głosów za – 3 głosy

Przeciw - 0