Protokół kontroli Komisji Rewizyjnej

  Protokół z kontroli przeprowadzonej w dniach  11.05-20.05.2023 przez Komisję Rewizyjną  w składzie :

1. Jarosław Molenda :  Przewodniczący KR
2. Olech  Bestrzyński

w zakresie : Całokształtu działalności PZBS w 2022 roku

W kontroli uczestniczyli:

1. Beata Madej – Dyrektor Biura PZBS

Analiza dokumentacji finansowej i dokumentów źródłowych

Komisja zapoznała się z dokumentacją księgową obejmującą:

a)    Wydruki zestawienia obrotów i sald za okres  od czerwca do grudnia 2022

b)    Dokumenty źródłowe

Sprawy sporne i sądowe

W ostatnim roku PZBS był stroną w toczących się postępowaniach dotyczących:

• 1 sprawa sądowa 
• Procedura odwoławcza od uchwał Zarządu PZBS
• Głosowania tajne
• Pismo do MSiT w sprawie skargi dot. wadliwego stosowania statutu PZBS. (uchwała COVID)
• TA PKOl 
• Procedury udzielania informacji publicznej
• Odebranie tytułu MP GPPT

Analiza prawna wniosku o udostępnienie informacji publicznej w postaci informacji, czy przed wydaniem decyzji z dnia 3 czerwca PZBS zasięgnął opinii prawnej oraz jaka była cena wydania takiej opinii i kto ją sporządził pod kątem tego czy sama informacja o podmiocie wykonującym usługi prawne oraz o cenie takiej usługi stanowić może informację publiczną a jeśli tak, to czy można uznać, że taka informacja objęta jest tajemnicą przedsiębiorstwa.

• Cesja umowy na Polinezyjskiej

W związku z tymi kwestiami PZBS poniósł koszty obsługi prawnej w wysokości 43950,27 zł.

Zgodnie ze statutem  (paragraf 41) wszystkie zaciągane zobowiązania (nie planowane) wymagają uchwały Prezydium PZBS (powyżej 100.000 zł - Zarządu).

W wyniku wyrywkowej analizy faktur stanowiących zobowiązanie powyżej 10.000 zł stwierdzono, że wszystkie analizowane faktury (8)  zawierały akceptację Prezydium PZBS.

Kontrola WBS Wrocław 2022

1. Kluczowe obserwacje
2. Sponsorzy
3. Budżet
4. Obszary do poprawy

Kluczowe obserwacje

World Bridge Series, organizowane przez World Bridge Federation we współpracy z Polskim Związkiem Brydża Sportowego odbyły się we Wrocławiu w terminie 19 VIII – 3 IX 2022.

1. W przeciwieństwie do poprzedniej światowej imprezy organizowanej  w roku 2016 przez PZBS, budżet WBS 2022 został starannie przygotowany i wszystkie zaplanowane, a przede wszystkim zrealizowane wydatki zostały pokryte przez sponsorów.
2. Sponsorzy potwierdzili też akceptację rozliczenia, wszystkie środki zostały przekazane na konto PZBS.
   Można by uznać, że to stwierdzenie wyczerpuje kluczowe zagadnienie z punktu widzenia zarządzania kosztami PZBS.
3. Opłata licencyjna dla WBF została pokryta ze środków sponsorów.
4. PZBS pozyskał w pełni zabezpieczenie finansowe kosztów zawodów od instytucji zewnętrznych.

Sponsorzy

PZBS pozyskał wsparcie finansowe dla WBS od następujących sponsorów:

1. Miasto Wrocław
2. Ministerstwo Sportu i Turystyki
3. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego
4. KGHM Polska Miedź
5. Objectivity

Budżet

Został sporządzony preliminarz wydatków, który bardzo trafnie przewidywał poszczególne pozycje budżetowe. Ostatecznie koszty przedstawiały się następująco:

Administracyjne – 80 353,00

Przeprowadzenie zawodów ( ceremonia otwarcia i zakończenia, nagrody, noclegi, obsługa, promocja, sprzęt, wynajem hali, wyżywienie)  - 2 559 217,00

Przygotowanie (logistyka, obsługa, promocja, opłata licencyjna do WBF) – 735 196,00

Obserwacje dodatkowe – ewentualne wnioski na przyszłość:

Rolę organizatora i podejmującego wszystkie decyzje zawarował sobie WBF. PZBS miał pełnić i pełnił rolę wykonawcy.

Ponieważ z założenia wszystkie koszty miały być pokryte przez sponsorów, można zaobserwować pozycje kosztowe, które w ogóle nie były negocjowane, lub mogły być negocjowane bardziej aktywnie.

1. Catering na poszczególne ceremonie (razem koszt 97 tysięcy złotych) był wykupiony w pakiecie z wynajmem hali,w ofercie nie podano szczegółów cateringu. Zdecydowano jednak o anulowaniu jednej z ceremonii, dzięki czemu zaoszczędzono 80% jej kosztów (kilka tysięcy zł).
2. Lista oficjeli i liczba personelu pomocniczego WBF nie była kontrolowana  przez PZBS.
3. Transport lokalny: oficjele WBF, PZBS, oraz personel pomocniczy otrzymali kody umożliwiające wykorzystanie taksówek. Założono, że będą one wykorzystywane racjonalnie.
4. M. Wittenbeck pełnił rolę koordynatora transportu i wykonującego w razie potrzeby usługi transportowe Wystawił za te działania z zbiorczą fakturę bez wyszczególnienia poszczególnych usług i ich wartości.
5. WBF nie podał dokładnego harmonogramu Vugraphu, dlatego nie było możliwości precyzyjnego zaplanowania obecności operatorów w Hali Stulecia, przez co zdarzało się, że operatorzy nie mieli zajęcia.
6. Nie  odbył się konkurs ofert na dostarczenie gadżetów dla uczestników. Firma FioriGifts została wybrana na podstawie porównania jej oferty do cen innych dostawców, które zostały wyszukane w Internecie.
7. Faktury Tomasza Wolfke nie zawierają, tak jak to zapisano w umowie, wyszczególnienia wykonywanych pracy, a jedynie każda z nich jest opisana jako: „Wykonywanie w [miesiąc] 2022 obowiązków rzecznika prasowego PZBS oraz szefa Biura Prasowego World Bridge Series zgodnie z umową z 16.05.2022”
8. Decyzje o uzasadnieniu samego powołania, poszczególnych stanowisk, ich obsady osobowej, a także wysokości honorariów nie zostały podjęte w sposób transparentny:
   1. Koordynator zadania – Stanisław Gołębiowski
   2. Site manager – Marek Małysa
   3. Opracowanie zakresu prac obsł. technicznej , koordynacja – B. Madej
   4. Koordynacja operatorów vugraphu – M. Markowski
   5. Obsługa sędziowska
   6. Obsługa biura WBS
   7. Rzecznik prasowy WBS – T. Wolfke

Lokal na Polinezyjskiej

Dokonano szczegółowej analizy przychodów i kosztów lokalu przy Polinezyjskiej.

Należy również uwzględnić fakt, że PZBS organizuje na Polinezyjskiej swoje imprezy i nie ponosi z tego tytułu kosztów, które byłby zobowiązany ponieść. W 2022 r. w lokalu zorganizowano 13 imprez, na które nie poniesiono kosztów wynajmu sal. Były to: kadra juniorek- 14-16,01, kadra open 28-30.01 i 4-6.02 i 2-4.12, kadra mixt 25-27.02, kadra U-20 11-13.02, kadra B 29.04-1.05, baraże ligowe 6-7.05, kadra A 13-15.05, WZD – 4.04, kadra seniorów – 22-24.07, MP juniorów 4-6.11, Mistrzostwa amatorów – 12-13.11.

Uwzględniając to wszystko można uznać, że lokal na Polinezyjskiej nie generuje dochodów ale bliski jest samofinansowania. Aktualne pozostają zalecenia KR z roku ubiegłego.

Zalecenia:

1. Dokonanie korekty cen w związku ze wzrostem obciążeń za koszt najmu oraz inflacją
2. Intensyfikacja działań w celu pozyskania większej liczby najemców

Wynagrodzenia członków zarządu

W 2022 roku nie były wypłacone żadne wynagrodzenia dla członków Zarządu, tym samym rygorystycznie przestrzegane jest stanowisko KR i Zarządu z listopada 2020 r.

Delegacje

W czasie kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie dokumentacji wyjazdów służbowych. W kontrolowanych wyrywkowo dokumentach stosowana jest jednolita stawka a dokumenty posiadają wszystkie niezbędne dane i podpisy osób zatwierdzających do wypłaty.

UMOWY ZLECENIA

W przeprowadzonej wyrywkowo kontroli umów zleceń zawarto ilość godzin np. kursów, co pozwala na określenie stawki godzinowej. W umowie zawartej z Beatą Madej znajdują się arkusze godzinowe pozwalające na określenie wymogu minimalnej stawki godzinowej.

UMOWY O DOTACJĘ I SPONSORING

Umowa na realizację zadania publicznego zleconego w ramach programu wieloletniego na rzecz Osób Starszych „Aktywni +” na lata 2021-2025 nr 621/2022/AKTYWNI+ pod tytułem Przeciwdziałanie demencji i wykluczeniu oraz aktywizacja społeczna osób starszych poprzez naukę i grę w brydża w kwocie 70.000

Sprawozdanie zostało złożone 8.03.2023 i pismem Departamentu Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 27.03.2023 zostało przyjęte i zatwierdzone.

Umowa nr 2022/0154/00009 o dofinansowanie realizacji zadania publicznego ze środków finansowych Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej z dnia 6.06.2022

pod tytułem „Edukacja przez brydża w szkole – upowszechnianie rozwoju sportowego dzieci i młodzieży w kwocie 200.000 zł.

Rozliczenie i sprawozdanie z wykonania zadania zostało przyjęte i kwota dotacji rozliczona prawidłowo

Umowa 2022/0129/0064 o dofinansowanie zadania publicznego ze środków budżetu państwa z tytułu programu wspierania sportów nieolimpijskich  poprzez dofinansowanie  przygotowania i udziału zawodników we współzawodnictwie międzynarodowym w 2022 r. na kwotę 650.000 zł.

Dotacja została w całości rozliczona prawidłowo i sprawozdanie zostało przyjęte i zatwierdzone pismem z dn. 15.02.2023 r.

Umowa z Budimex z 1.04.2020 o Świadczenie usług sponsoringowych – f-ra  z 14.02.2022 na 332.100

Deloitte Poland sp. z o.o. – 1000 euro na stroje reprezentacji

Objective s z o.o. – f 12/08/2022 – 24600

Gmina Skawina – fv 40/09/2022 – promocja umowa 0541,25,2022 – 8000

WP – fv 30/09/2022 – promocja  36900 - barter

W 2022 r. PZBS musiał zwrócić kwotę 2870 zł z tytułu dotacji z MSiT wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem. Powodem było ujęcie w rozliczeniu delegacji sędziowskich  za rozgrywki kadrowe juniorów co nie było ujęte w załączniku do umowy.

W 2022 r. PZBS zapłacił kwotę 524,88 zł z tytułu odsetek za nieterminowe zapłaty faktur do Zakładów Graficznych COLONEL. Trzeba jednak zaznaczyć, że dotyczyło to zaległości z lat 2019-2020 czyli za poprzedniego Zarządu.

Stan członkowski

Na koniec 2020 r było  6616 członków, ale na dzień  31.03.2021 r było ich tylko  3865 a w połowie maja 2021 – 4141.

Wzrost liczby osób zarejestrowanych w PZBS należy ocenić pozytywnie, choć daleko jest jeszcze do osiągnięcia sprzed pandemii.

Odbudowa stanu członkowskiego powinna być w dalszym ciągu  jednym z priorytetów działalności PZBS w najbliższym czasie.

Sprawy młodzieżowe

W tym segmencie KR w ostatnim roku miała najwięcej zgłoszeń związanych z wieloma problemami dotyczącymi głównie OOM. Zgłaszane problemy dotyczyły przede wszystkim procedury tworzenia i zatwierdzania regulaminu eliminacji do OOM, bezprawnego przepisywania zawodników między strefami, nieprzestrzegania regulaminów.

KR rewizyjna w toku przeprowadzanej kontroli potwierdziła szereg nieprawidłowości:

• przepisywanie zawodników między strefami wyłącznie na czas eliminacji i zawodów OOM, niezgodnie z obowiązującym regulaminem zmiany barw klubowych oraz ideą rywalizacji dzieci i młodzieży.
• regulamin eliminacji do OOM w 2022 r. nie był zatwierdzony przez żaden organ kolegialny.
• bałagan związany z ustaleniem ostatecznej listy uprawnionych zawodników do startu w finałach OOM

Trwający od jakiegoś czasu konflikt w środowisku młodzieżowym (między opiekunami młodzieży) mimo zmiany osoby odpowiedzialnej za sprawy młodzieży w zarządzie jak i koordynatora ds. młodzieży raczej się zaognia niż wygasa.

Zdaniem KR Zarząd PZBS powinien w trybie pilnym podjąć interwencję i działania, które doprowadzą do uporządkowania spraw środowiska.

W pierwszej kolejności należy doprowadzić do powstania Komisji Młodzieżowej jako organu kolegialnego, który rozpatrywał będzie wszystkie sprawy środowiskowe.

Wprowadzić zakaz przepisywania zawodników wyłącznie w celu udziału w zawodach OOM.

Stworzyć Regulamin eliminacji do OOM akceptowany przez całe środowisko.

Warszawa 29.05.2022

Protokół zatwierdzony w głosowaniu przez Komisję Rewizyjną

Głosowało 2 członków KR

Głosów za – 2 głosy

Przeciw - 0