Komunikat dotyczący konkursu ofert
na organizację turniejów cyklu
Grand Prix Polski Par oraz Grand Prix Polski Teamów
w sezonie 2020/21

W cyklu rozpoczynającym się we wrześniu 2020 roku zamierzamy po raz kolejny dokonać wyboru organizatorów turniejów eliminacyjnych Grand Prix Polski Par (dalej „GPPP”) oraz Grand Prix Polski Teamów (dalej „GPPT”) w drodze otwartych konkursów ofert.

1.       Otwarty konkurs ofert na organizację turniejów cyklu GPPP oraz GPPT jest przeprowadzany przez Zarząd PZBS. Oferty wyłoni Komisja wybrana przez Zarząd.

2.       W ramach cyklu GPPP zostanie rozegranych do 13-14 turniejów eliminacyjnych, z których do 2 turniejów zostanie rozegranych w terminach łączonych. Rozgrywanie turnieju w terminie łączonym: rozgrywania równolegle jednego turnieju mającego rangę GPPP w 2 ośrodkach znacznie oddalonych od siebie z wykorzystaniem tych samych rozdań i przy poprowadzeniu klasyfikacji łącznej na potrzeby obliczania klasyfikacji długofalowej cyklu.

3.       Aplikujący o organizację imprezy w terminie łączonym musi mieć świadomość, że w ramach imprezy nie mogą być rozgrywane turnieje z cyklu GPPT ani rangi Mistrzostw Polski.

4.       Składane oferty winny uwzględniać możliwy termin na odbycie imprezy jako jedynej w danym terminie oraz ewentualnie możliwy na imprezę łączoną.

5.       Oferenci mogą składać oferty na organizację jednej imprezy lub kilku imprez spośród GPPP, GPPT.

6.       Turniej eliminacyjny GPPT musi liczyć minimum 50 rozdań.

7.       Kształt oferty (zakres przedstawianych informacji, materiałów i dokumentów) pozostają w gestii oferenta. Z punktu widzenia organizatora konkursu istotne jest, aby oferta przedstawiała możliwie pełne, szczegółowe i wiarygodne informacje pozwalające na dokonanie oceny. Składający ofertę musi mieć świadomość, że złożenie oferty po terminie, na niewłaściwy adres czy w zakresie uniemożliwiającym dokonanie oceny zgodnie z podanymi kryteriami oceny może powodować wykluczenie oferty z konkursu.

8.       Oferta składana przez organizatora ubiegającego się po raz kolejny o organizację imprezy z cyklu winna koniecznie zawierać przedstawienie rozliczenia potwierdzającego wypłatę nagród w wysokości zadeklarowanej przed poprzednią imprezą. Oferty nie zawierające przedstawienia satysfakcjonującego rozliczenia nie będą rozpatrywane.

9.       Oferty będą oceniane pod kątem spełnienia poniższych kryteriów:

• doświadczenie organizacyjne i frekwencja podczas rozgrywanych w poprzednich latach turniejów (waga 25%), w ocenie zostaną uwzględnione wyniki ankiet przeprowadzanych w cyklu GPPP 2019/20 i w poprzednich cyklach;
• wysokość zadeklarowanego dofinansowania nagród głównych (waga 20%), w ocenie zostanie uwzględnione rozliczenie imprezy w poprzedniej (ostatniej rozegranej) imprezie;
• organizacja w ramach mityngu zarówno GPPP, jak i GPPT (lub MP) (waga 20%), w przypadku imprez łączonych powyższy punkt nie ma zastosowania;
• proponowane warunki lokalowe (w tym sala, bufet, deklaracja wprowadzenia zasłon na stołach, etc.) miejsca rozgrywek (waga 15%), w ocenie zostaną uwzględnione wyniki ankiet przeprowadzanych w cyklu GPPP 2019/20;
• inne - m.in., dogodna lokalizacja na terenie kraju, dodatkowe atrakcje dla uczestników, etc.) (waga 10%);
• wprowadzenie dodatkowych nagród niekumulowanych (m.in. handicapowych) z głównymi (waga 10%).

10.     Organizator turnieju eliminacyjnego GPPP ma obowiązek przeznaczyć dodatkowo co najmniej kwotę 3.500 zł doliczoną do nagród finansowych.Dofinansowanie winno objąć minimum 5% liczby startujących oraz minimum trzy nagrody popularne. Najpóźniej 30 dni po odbyciu imprezy organizator jest zobowiązany przekazać do biura PZBS rozliczenie imprezy GPPP i / lub GPPT potwierdzające spełnienie warunków finansowych zawartych w ofercie.

11.     Oferent winien zadeklarować przeznaczenie minimum 50% wpisowego na nagrody pieniężne. Nagrody pieniężne winny być przydzielane co najmniej 10% uczestników turnieju. Najniższa nagroda finansowa powinna wynosić co najmniej 125% kwoty wpisowego dla członków PZBS (bez ulg).

Kwota na fundusz nagród finansowych powinna być wyliczona w następujący sposób:

Od zebranej kwoty wpisowego nie należy odliczać opłat związanych z rangą turnieju OTP. Organizatorzy przyznający bezpłatne wejściówki są zobowiązani uwzględniać pełną kwotę wpisowego od tych par przy wyliczeniu funduszu nagród. Organizator sprzedający karnety na większą liczbę turniejów powinien wyliczyć średni upust i odliczyć go od kwoty wpisowego.

12.     Wysokości nagród oblicza się wg klucza: pierwsza nagroda – 10, druga nagroda – 7, trzecia nagroda – 5, czwarta nagroda – 4, piąta i następne – po 3. Nagrody specjalne – po 2. Nagrody „piąte” mogą być między sobą nieznacznie różnicowane. Po obliczeniu liczby nagród sumuje się punkty klucza nagród. Sumę pieniężną przeznaczoną na nagrody dzieli przez sumę punktów powyższego klucza. Otrzymaną wartość mnoży się przez poszczególne wartości klucza, by otrzymać wysokości poszczególnych nagród.

13.     Oferty winny być składane na adres Biura PZBS w formie elektronicznej wyłącznie na adres  Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.  w terminie do 10 stycznia 2020 roku .

14.     Do 20 stycznia 2020 roku Komisja będzie uzyskiwała ewentualne wyjaśnienia i doprecyzowania od oferentów. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi do 31 stycznia 2020 roku.

15.     Organizator, który zadeklaruje dofinansowanie w oczekiwanej wysokości a następnie go nie zrealizuje, traci możliwość ubiegania się o organizację w ramach kolejnego cyklu zarówno GPPP, jak i GPPT, bez względu na to, jakiej imprezy dofinansowaniu uchybił.

16.     Organizacja imprez będzie podlegała ocenie przez uczestników turniejów. Wnioski z oceny imprez będą upublicznione po zakończeniu cyklu i będą przeanalizowane podczas przygotowywania kolejnego cyklu oraz uwzględnione podczas oceniania ofert złożonych w kolejnym konkursie.

17.     Wyniki konkursu oraz składowe ocen danego oferenta w poszczególnych ocenianych kategoriach zostaną przekazane do wiadomości oferentów po jego zakończeniu.

18.     Wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach (ze względu na wizerunek cyklu), w przypadku słabej oceny organizacji imprezy w aktualnie trwającym cyklu, Zarząd PZBS ma prawo do zmiany decyzji konkursowej.

Wszelkie zapytania dotyczące konkursu można kierować na adres  Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. . Sprawy nie ujęte w niniejszym komunikacie rozstrzyga Komisja powołana przez Zarząd. Oferentowi przysługuje odwołanie od decyzji Komisji do Zarządu PZBS – jego decyzje są ostateczne.

(-) Witold Stachnik

Prezes Zarządu PZBS