Informacja dla WZBS i klubów
w sprawie podpisywania sprawozdań finansowych

Kogo to dotyczy?

Wszystkich podmiotów zobowiązanych corocznie do sporządzania sprawozdań finansowych, czyli m.in. WZBS-ów i klubów.

Co się zmieniło?

Od tego roku wszystkie te podmioty sporządzają sprawozdanie finansowe i przekazują je do odpowiednich instytucji w formie elektronicznej. Ponadto sprawozdanie musi być podpisane elektronicznie przez wszystkich członków zarządu oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe podmiotu (np. księgowa).

Podpis elektroniczny można złożyć za pomocą:

●       tzw. profilu zaufanego (zwany też ePUAP) – darmowe i proste rozwiązanie

●       kwalifikowanego podpisu elektronicznego – koszt ok. 100-200 zł / rok od osoby

Niniejszy artykuł skupia się na pierwszej metodzie, którą PZBS rekomenduje jako tańszą i spełniającą wymogi prawne.

Przypominamy, że sprawozdanie finansowe sporządza się w terminie do 31 marca. Zwracamy uwagę, że podpis elektroniczny pozostawia na dokumencie dokładną i niezmienialną datę złożenia podpisu. Ministerstwo Finansów (MF) stoi na stanowisku, że za datę sporządzenia sprawozdania przyjmuje się datę jego podpisania (elektronicznie) przez pierwszą osobę (najczęściej księgową). Stąd płynie wniosek, że najbezpieczniej byłoby rozpocząć proces podpisywania sprawozdania przed końcem marca.

Zakładanie profilu zaufanego

Wszystkie osoby podpisujące dokument, tzn. każdy członek zarządu oraz księgowa, potrzebują posiadać tzw. profil zaufany. Profil ten zakłada się całkowicie przez internet, m.in. wtedy, gdy posiada się konto w odpowiednim banku. W przeciwnym wypadku konieczna jest wizyta w jednym z licznych punktów weryfikacji.

Informacje na temat zakładania profilu zaufanego znajdują się tutaj:

https://obywatel.gov.pl/zaloz-profil-zaufany

Procedura podpisywania

1. Księgowość przygotowuje sprawozdanie w postaci elektronicznej.
2. Księgowość podpisuje sprawozdanie i przesyła do pierwszego członka zarządu.
3. Członek zarządu wykonuje operacje na stronie https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
   1. klika  "Podpisz lub sprawdź dokument", potem "Profil zaufany", potem loguje się
   2. klika "Wybierz dokument z dysku" i wskazuje podpisany przez poprzednią osobę plik (można rozwinąć listę podpisów - powinno być widoczne, kto już dotąd podpisał)
   3. klika  "Podpisz" i dalej "Podpisz podpisem zaufanym", przepisuje hasło SMS
   4. zobaczy informację "Twój dokument został poprawnie podpisany"
   5. klika "Pobierz"
4. Członek zarządu przesyła właśnie pobrany plik do kolejnej osoby, która wykonuje czynności z  punktu 3. Podpisy dopisują się do pliku, więc trzeba podpisywać “najnowszą” wersję pliku i najlepiej weryfikować za każdym razem czy w pliku znajdują się podpisy poprzedników.
5. Na koniec jedna osoba weryfikuje czy w jednym pliku są wszystkie podpisy. Niedopuszczalne jest by była część podpisów w jednym, a część w innym pliku.

Zaleca się żeby była wyznaczona jedna osoba do weryfikowania podpisywania na każdym kroku tj. gdy członek zarządu przekazuje podpisy kolejnemu - osoba weryfikująca sprawdza czy podpis faktycznie został dodany i nie brakuje poprzednich.

Co dalej z podpisanym plikiem?

Sprawozdanie składa się wyłącznie elektronicznie, po zatwierdzeniu sprawozdania (co powinno nastąpić do 30 czerwca):

●       w przypadku podmiotów niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (większość WZBS-ów i klubów) – do właściwego urzędu skarbowego w terminie 10 dni od zatwierdzenia; plik można przekazać w dowolnej formie elektronicznej - najprościej za pomocą platformy ePUAP (https://epuap.gov.pl/wps/portal)

○       pismo należy podpisać zgodnie ze statutowymi zasadami reprezentacji (zwykle dwóch członków zarządu)

○       dokładna instrukcja tutaj: https://epuap.gov.pl/wps/wcm/connect/a551ea53-b95e-4594-9a43-717ba8970c99/instrukcja%2520podwojnego%2520podpisywania.pdf?MOD=AJPERES

●       w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS - elektronicznie do KRS (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/) w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania; sprawozdania nie składa się w ogóle do urzędu skarbowego (to nowość!); wniosek elektroniczny do KRS podpisuje (np. profilem zaufanym) tylko jeden członek zarządu, ale musi być to osoba mająca PESEL i widniejąca w KRS

Materiały dodatkowe:

https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
https://blog.fakturomania.pl/sprawozdanie-finansowe-przez-internet-krok-po-kroku/

https://publicystyka.ngo.pl/jak-podpisac-sprawozdanie-finansowe-organizacji-za-pomoca-bezplatnego-podpisu-zaufanego-epuap

https://epuap.gov.pl/wps/wcm/connect/a551ea53-b95e-4594-9a43-717ba8970c99/instrukcja%2520podwojnego%2520podpisywania.pdf?MOD=AJPERES

Opracowali dla PZBS: Marcin Wasłowicz i Michał Zimniewicz.